El primer paso: las causas activas y los plazos
Antes de pensar en escanear archivos históricos, lo urgente es que los plazos activos estén bajo control digital. Un sistema de gestión de causas con alertas de vencimientos es el punto de partida de cualquier digitalización jurídica real.
Los 6 pasos para digitalizar tu estudio
Inventariar cómo se manejan hoy las causas, plazos, honorarios y documentos. Identificar los cuellos de botella: ¿dónde se pierde tiempo? ¿qué depende de memoria o papeles físicos? Esto define dónde digitalizar primero.
Para estudios argentinos, el sistema debe estar integrado con PJN, MEV y EJE SCBA. Verificar que sea en la nube (acceso desde cualquier lugar), que tenga alertas de plazos y que incluya gestión de honorarios. RivoLegal cubre todos estos puntos con setup en el mismo día.
Escanear los expedientes físicos de las causas en trámite. No es necesario digitalizar todo el archivo histórico de golpe — concentrarse en causas activas primero. Nombrar los archivos con un criterio consistente: Año-Carátula-Tipo de actuación.
Cargar cada causa activa con los datos básicos: carátula, número de expediente, tribunal, partes y estado procesal actual. Desde ese momento el sistema controla el seguimiento.
Cargar los próximos plazos de cada causa y activar las alertas. Este es el retorno inmediato más importante: nunca más perder un plazo por olvido.
Definir quién carga las novedades de cada causa y con qué frecuencia. Establecer la norma de que si algo no está en el sistema, no existe. La digitalización falla cuando el equipo vuelve al papel por comodidad.
¿Es seguro llevar las causas a la nube?
Sí, siempre que el proveedor cumpla estándares mínimos de seguridad. Para evaluar un software jurídico en la nube, verificar:
- Cifrado en tránsito (TLS 1.3 o superior) y en reposo
- Backups automáticos diarios con retención de al menos 30 días
- Control de acceso por roles (quién puede ver qué)
- Cumplimiento con Ley 25.326 de Protección de Datos Personales
- Términos de servicio con cláusulas de confidencialidad
- Datos almacenados en servidores con ubicación conocida
El secreto profesional aplica al abogado, no al soporte técnico del software. El contrato con el proveedor cubre la confidencialidad de los datos.
¿La necesito para digitalizarme?
La firma digital es obligatoria para presentar escritos ante el PJN (MEV) y el EJE SCBA. Pero no es necesaria para digitalizar la gestión interna del estudio.
Podés digitalizar causas, plazos, honorarios y documentos internos desde el primer día, aunque todavía no tengas firma digital para los portales judiciales.
La firma digital se tramita en el Colegio de Abogados de tu jurisdicción o en certificadoras autorizadas.
Preguntas frecuentes sobre digitalización de estudios jurídicos
Empezar por las causas activas: cargarlas en un sistema de gestión, configurar alertas de vencimientos y dejar de usar carpetas físicas para el seguimiento diario. El archivo histórico puede digitalizarse gradualmente.
El setup inicial de un sistema como RivoLegal lleva 1-3 horas. Cargar las causas activas depende de la cantidad: un estudio con 50-100 causas activas puede estar operativo en menos de una semana cargando de forma sistemática.
La firma digital es obligatoria para presentar escritos ante el PJN y el EJE SCBA. Para la gestión interna (causas, alertas, honorarios, documentos) no es necesaria. Se puede digitalizar sin firma digital.
Sí, siempre que el proveedor cumpla estándares adecuados: cifrado en tránsito y en reposo, backups automáticos, control de acceso por roles y cumplimiento con la Ley 25.326. RivoLegal cumple todos estos requisitos.
El secreto profesional aplica al abogado. Los proveedores de SaaS son subencargados de datos y el contrato debe incluir cláusulas de confidencialidad. RivoLegal tiene esas cláusulas en sus términos de servicio y no accede a los datos de las causas.
Todo tu estudio jurídico en un solo sistema
RivoLegal es el punto de partida más rápido para digitalizar un estudio argentino. Setup en el mismo día, sin instalar nada, sin perder datos.